Beslutning

Denne sag skal ses i sammenhæng med den samlede evalueringsproces for byrådsperioden, indledningsvist behandlet på byrådsmødet den 20. februar og igen på forårsseminaret 3.maj, og indeholder oplæg til fagudvalgenes evaluering af arbejdet og strukturen i udvalget, samt udvalgets input til evalueringsprocessen i august.

Byrådet har kompetence til at træffe afgørelse i sagen.

Baggrund

På byrådsmødet den 20. februar 2025 godkendte byrådet, proces og tidsplan for revidering af styrelsesvedtægten og evalueringen af byrådsperioden. Som led i denne evalueringsproces, indgår at fagudvalgene evaluerer udvalgets arbejde og struktur samt øvrige relevante områder.

Den samlede evaluering skal danne grundlag for læring, justeringer og anbefalinger til den kommende byrådsperiode, og være med til at:

• Skabe refleksion over den politiske arbejdsform og organisering.
• Identificere styrker og udfordringer i det politiske arbejde.
• Drøfte og vurdere den politiske styringsmodel og dens anvendelse.
• Evaluere udvalgsstruktur, herunder §17, stk. 4 opgaveudvalg, råd og nævn.
• Vurdere anvendelsen af fælles spilleregler og politiske værktøjer.

Som en del af evalueringen indgår også en vurdering af den nuværende udvalgsstruktur, som er fastlagt i kommunens styrelsesvedtægt (bilag). Styrelsesvedtægten udgør det formelle grundlag for den politiske organisering, herunder antallet af udvalg og deres opgavefordeling. På forårsseminaret den 3. maj gav byrådet udtryk for, at den nuværende udvalgsstruktur overordnet fungerer godt og understøtter det politiske arbejde. I forlængelse af evalueringen igangsættes en proces for revision af styrelsesvedtægten. Forslag til ændringer skal ifølge kommunestyrelsesloven behandles to gange i byrådet med mindst 6 dages mellemrum. Dette er planlagt til at komme på dagsorden i Økonomiudvalget og byrådet hhv. den 4/11 & 13/11 samt 4/12-25.

Udvalget inviteres til at drøfte følgende temaer:

• Udvalgets arbejdsform og organisering

• Hvordan har udvalgets mødeform, samarbejde og rollefordeling fungeret?
• Har der været en passende balance mellem strategisk og driftsorienteret arbejde?
• Hvordan har dialogen mellem politikere og administration fungeret?

• Arbejdsbyrde og fokus

• Hvordan har arbejdsbyrden været i perioden?
• Har udvalget haft det rette fokus i forhold til de politiske mål?
• Politiske redskaber og beslutningsprocesser

• Politiske styringsmodel

• Hvordan har udvalget oplevet brugen af politiske redskaber som arbejdsprogram, strategier og handleplaner?

• Byrådet og fagudvalgene indgår også i et samspil med en række rådgivende råd, nævn mv., hvor byrådet i en række tilfælde også har udpeget repræsentanter blandt sig til at deltage heri.

• Hvordan fungerer disse beslutningsprocesser og redskaber?

• Spilleregler og samarbejdskultur

• Hvordan har de fælles spilleregler understøttet samarbejdet i udvalget?

• Evaluering på mødet i august
  • Er der særlige temaer eller emner, som udvalget ønsker byrådet, retter fokus mod på temamødet i august?

Output og videre proces

Udvalgets input vil blive samlet og indgå i det samlede evalueringsnotat, som forelægges byrådet til godkendelse på byrådsmødet 16. september 2025 med henblik på overlevering til det kommende byråd. Den godkendte proces er vedlagt (bilag).

Forvaltningen foreslår, at udvalget drøfter og kommer med input til ovenstående spørgsmål, som samles og indgår i det samlede evalueringsnotat.