Orientering

Udvalget orienteres om princippet om normtalsfordeling i gældende regler for lån og leje af lokaler og udendørsanlæg

Den 6. maj 2019 vedtog Kultur- og Idrætsudvalget nye regler for lån og leje af kommunale lokaler og udendørsanlæg.
Reglerne blev vedtaget på baggrund af dialog med foreningslivet og den deraf nedsatte arbejdsgruppes oplæg.

De overordnede formål med reglerne er:

1. At sikre at lån og leje af lokaler og udendørsanlæg sker i overensstemmelse med gældende lovgivning og understøtter Allerød Kommunes fritidspolitik.
2. At sikre at anvisning af lokaler og udendørsanlæg sker ifølge objektive kriterier, der giver lige vilkår for anvisning af lokaler og udendørsanlæg til virksomhed med samme funktion og indhold.
3. At gøre lån og leje af lokaler og udendørsanlæg nemt og overskueligt for eksisterende og nye brugere.
4. At gøre forvaltning af lån og leje af lokaler og udendørsanlæg effektiv.

Som noget nyt valgte man med de nye regler at indføre et overordnet fordelingsprincip kaldet normtalsfordeling samt supplerende prioriteringsrækkefølger til prioriteringsrækkefølgen i folkeoplysningsloven §21 stk. 3. Endvidere valgte man at tydeliggøre, hvad der er defineret som fornødent udstyr til folkeoplysende aktivitet jf. folkeoplysningsloven §22 stk. 1. Herudover valgte man at tydeliggøre omfang og metode for udlejning overskudskapacitet til private, en række snitflader i driften mellem kommunen og de folkeoplysende foreninger samt nogle overordnede adfærdsmæssige ordensregler.

Normtalsfordelingen

I Regler for lån og leje af lokaler og udendørsanlæg afsnit 2.1 står normtalsfordelingen nærmere beskrevet. Overordnet set har normtalsfordelingen til hensigt, at fordeling af lokaler og udendørsanlæg baseres på objektive kriterier, der giver lige vilkår. I praksis gøres dette ved at Forvaltningen inden sæsonfordelingen (fordelingsperiode 2-3) rammesætter mulighederne for fordeling af tider på de enkelte anlæg. Dette gøres ved at sende en samlet normtalsfordeling for kommunes fritidsanlæg, der viser den enkelte forenings muligheder i den konkrete fordeling samt den tværgående fordeling, når foreninger ”vokser ud” af deres faste facilitet.

Normtalsfordelingen baserer sig på følgende parametre:

• Indberettede medlemstal til det centrale foreningsregister
• I hvilken grad aktiviteterne udføres indendørs i lokaler eller på fritidsarealer.
• Aktiviteternes udnyttelse af en given facilitet
• Egnet facilitet til aktivitetstypen

De to sidstnævnte parametre er forholdstal. Det betyder, at aktiviteterne sættes overfor hinanden i vurderingen, og i denne øvelse er det meget væsentligt med indsigt i foreningernes praktiske afvikling af aktiviteterne i form af dialog på brugerrådsmøderne. Det er også væsentligt at have anbefalinger fra interesseorganisationer om en given aktivitet og den enkelte forenings medlemssammensætning. Fordeling er mere lige nu end tidligere, hvor samarbejdskultur og historik i den grad var udslagsgivende for fordeling af sæsontider.  Dette medførte, at foreninger sjældent indrettede deres anvendelse af kommunens kapacitet i forhold til antal deltagende betalende medlemmer, og de foreninger som oplevede tilvækst af medlemmer, var meget besværliggjort i at kunne tilbyde de nye medlemmer attraktive træningstider. 

Den praktiske afvikling af sæsonfordelingen for 2025/2026

Allerød Kommune faciliterer hvert år en række fysiske sæsonfordelingsmøder og online fordelinger på fritidsanlæg. I den forbindelse fordeles gentagende sæsontider for et år i 9 idrætshaller, 1 atletikanlæg, 2 svømmehaller, 3 kulturfaciliteter og en lang række faciliteter på kommunens skoler til ca. 60 forskellige foreninger og aftenskoler. I langt størstedelen af fordelingerne rammesætter kommunen mulighederne via den fremsendte normtalsfordeling og ifølge gældende prioriteringsrækkefølger uden de store uoverensstemmelser mellem brugere.

Sådan har det foregået de seneste 3-4 år, og det virker til, at alle brugere respekterer og accepterer de gældende regler og formålet hermed. Denne opfattelse understreges af, at der kun er modtaget 2 klager i forbindelse med sæsonfordelingen af 2025/2026. Der var i begge tilfælde tale om klager over, at Forvaltningen ikke fremtvang en anden fordeling på et specifikt anlæg i et specifikt tidsrum uden hjemmel i reglerne. Der var altså tale om ligestillede aktiviteter jf. gældende prioriteringsrækkefølger i folkeoplysningsloven og kommunens regler. I sådanne tilfælde forholder kommunen sig passivt og henviser til praksis: Hvis foreningerne på de konkrete sæsonfordelingsmøder ikke kan blive enige om ombytning af tider til ligestillede aktiviteter, så fastholdes eksisterende fordeling over i den nye sæson.

Det anbefales, at udvalget tager orienteringen til efterretning