Beslutning.

Økonomiudvalget har den 6. maj 2025 godkendt rammerne for gennemførelse af analyse om forenkling, afbureaukratisering og frisættelse, og igangsatte arbejdet med analysen, samt at anbefalinger på baggrund af analysen fremlægges med afrapporteringen medio 2026.

Økonomiudvalget besluttede desuden, at Forvaltningen undersøger muligheden for en bredere tilgang til analysen, som eventuel overbygning på den igangsatte analyse.
Med denne sag præsenteres Økonomiudvalget for mulige overbygninger på den igangsatte analyse, og anmodes om at tage stilling hertil.

Økonomiudvalget har kompetence til at træffe afgørelse i sagen. Hvis der ønskes en udvidelse af den igangsatte analyse, har byrådet kompetence til at træffe afgørelse i sagen.

Baggrund

Økonomiudvalget har godkendt analysen om forenkling, afbureaukratisering og frisættelse, som har til formål at styrke Byrådets og organisationens strategiske afsæt for det videre arbejde med disse temaer i de kommende år. Den igangsatte analyse tilrettelægges hovedsageligt af kommunens medarbejdere og gennemføres inden for en eksisterende budget- og tidsramme, men der kan forekomme mindre udgifter til fx oplægsholdere ved temamøder.

Den igangsatte analyse af forenkling, afbureaukratisering og frisættelse

Analysen er bygget op om tre områder:
1. Fælles forståelse af begreber, viden og erfaringer
Denne del består af en redegørelse for begreberne, forenkling, afbureaukratisering og frisættelse baseret på eksisterende litteratur og eventuelt kombineret med viden fra den empiriske indsamling. Formålet er at give ledere, MED-organisationen og byrådets medlemmer en fælles forståelse af, hvad begreberne dækker over, og hvordan de hænger sammen.

2. Kortlægning af kommunens eget bureaukrati
Denne del består af en kortlægning, der har til formål at afdække det bureaukrati i organisationen, herunder hvilke regler og rammer, der er igangsat af kommunen selv. Til at opnå en overordnet indsigt inddrages de enkelte fagområder i kortlægningen. Der foretages interviews og/eller spørgeskemaundersøgelse med de enkelte fagområder. Tidligere analyser inddrages.

3. Den oplevede virkelighed hos ledere og medarbejdere
Denne del består af en kortlægning, der har til formål at afdække ledernes og medarbejdernes oplevede behov for forenkling, afbureaukratisering og frisættelse i praksis, herunder at forstå de praktiske udfordringer og muligheder ved implementering af forenkling, afbureaukratisering og frisættelse i kommunen. Der foretages interviews og/eller spørgeskemaundersøgelse for at belyse lederes og medarbejderes oplevede virkelighed.
 

Produktet af analysen er to-delt:

• En ca. 10 siders rapport, som samler op på væsentligste pointer og anbefalinger fra gennemførelsen af de 3 dele. Analysen fremlægges for fagudvalgene og Økonomiudvalget medio 2026.
• Gennemførelse af et temamøde for det nye byråd om emnet.

Rammer for eventuel overbygning på den igangsatte analyse

Forvaltningen har været i dialog med analysefirmaerne Komponent og VIVE, som begge har tilbudt at bidrage til gennemførelsen af en eventuel overbygning på analysen. Forvaltningen vurderer, at udover den allerede igangsatte analyse, er det muligt at udvide analysens område 2 og 3. Område 1, som omhandler begrebsafklaring, vil som udgangspunkt ikke indgå i en overbygning på analysen, da dette kan ske løbende efter behov. Fx gennem inddragelse af oplægsholdere. Nedenfor gives et overblik over rammer, indhold og ressourcer ved eventuel inddragelse af de to analysefirmaer, Komponent og VIVE.

Overbygning på analysens område 2. Kortlægning af kommunens eget bureaukrati
Forvaltningen foreslår, at en overbygning på kortlægningen af kommunens eget bureaukrati gennemføres af Komponent. Komponent vil få til opgave at stå for kortlægningen af kommunens eget bureaukrati, herunder hvilke regler og rammer, der er igangsat af kommunen selv. Der udvælges tre fagområder, hvor der gennemføres dybdegående undersøgelser – bl.a. via interviews og workshops. Komponent vil dels foretage analysen ud fra et evalueringsspor, hvor de screener for hvilke regler kommunen selv vurderer at have igangsat. Dels vil de arbejde ud fra et udviklingsspor med den indsamlede viden. Hertil vil kommunens egne medarbejdere blive oplært til at facilitere lignende processer, for på den måde at kunne udvide undersøgelsen til andre fagområder. Komponent trækker på erfaringer fra lignende analyser bl.a. i Ballerup Kommune. Konsulentydelsen er efter dialog med Komponent skønnet til at udgøre 0,65 mio. kr. Hertil kommer den tid der medgår blandt kommunens ledere og medarbejdere, skønnet til 0,15 mio. kr.

Overbygning på analysens område 3. Den oplevede virkelighed hos ledere og medarbejdere
Forvaltningen foreslår, at en overbygning på analysen af den oplevede virkelighed hos ledere og medarbejdere gennemføres af VIVE. VIVE tilbyder at stå for en overbygning, som kan skaleres i tre versioner, afhængigt af hvad kommunen ønsker - en lille, en mellem eller en stor model:

• Lille: En statusmodel, som indeholder en spørgeskemaundersøgelse på tværs og ned ad specifikke fagspor. Den vil tage temperaturen på frisættelse i Allerød Kommune.
• Mellem: Inkluderer desuden de områder og cases, som kommunen finder relevante, og retter et yderligere fokus mod kultur og ledelse. Den suppleres derfor med fokusgruppeinterviews.
• Stor: Inkluderer tillige en opfølgning efter fx 2 år, med det formål at kunne sætte spot på, hvad der virker, og hvad der ikke virker.

Den økonomiske ramme er anslået til at spænde mellem 0,5 mio. kr. for den lille model, 0,75 mio. kr. for mellem model og 1 mio. kr. for den store model. Konsulentydelsen er efter dialog med VIVE skønnet til at udgøre 0,5 mio. kr. for den lille model, 0,75 mio. kr. for mellem model og 1 mio. kr. for den store model. Hertil kommer den tid der medgår blandt kommunens ledere og medarbejdere, skønnet til 0,15 mio. kr.

Forslag

Forslag A: Ingen overbygning
Den igangsatte analyse fortsætter som planlagt.

Forslag B: Overbygning på område 2
Område 2 udvides med en særskilt analyse gennemført af Komponent.

Forslag C: Overbygning på område 3
Område 3 udvides med en særskilt analyse gennemført af VIVE.

Forslag D: Overbygning på område 2 og 3
Både område 2 og 3 udvides og både Komponent og VIVE inddrages i det videre arbejde.

Forvaltningen anbefaler, at Økonomiudvalget vælger én af ovenstående forslag A, B, C eller D.

Forslag A: Analysen gennemføres af egne ressourcer, og der er ingen bevillingsmæssige ændringer.

Forslag B: Der søges en tillægsbevilling til analysen på 0,8 mio. kr. i 2025 finansieret af kassebeholdningen.

Forslag C: Der søges en tillægsbevilling til analysen på 0,65 – 1,15 mio.  kr. i 2025 finansieret af kassebeholdningen, alt efter om den lille, mellem eller store model vælges som overbygning på analysens område 3.

Forslag D: Der søges en tillægsbevilling til analysen på 1,45 mio. – 1,95 kr. i 2025 finansieret af kassebeholdningen, alt efter om den lille, mellem eller store model vælges som overbygning på analysens område 3.